내 업무, 투명하게 보고 효율적으로 관리하기: '업무 시각화' 완독 후기

 

혹시 '나는 왜 이렇게 바쁘지?', '일이 줄어들기는커녕 쌓이기만 하네' 하는 생각, 자주 하시나요?
저도 늘 비슷한 고민을 안고 살았는데요. 마치 끝없는 셔틀런처럼, 해도 해도 끝나지 않는 업무 속에서 허우적대는 기분이었죠.

💡 시간은 우리가 가장 원하는 것인데도 엉망으로 사용한다. - 윌리엄 펜 -

 

이런 고민에 빠져있던 제게 도미니카 드그란디스의 '업무 시각화'라는 책은 한 줄기 빛과 같았어요!
오늘은 이 책을 읽고 제가 얻은 핵심 요점과 생각들을 여러분과 나눠보려고 합니다.

우리가 일을 제대로 끝내지 못하는 이유: 시간 도둑들!

먼저, 이 책은 우리가 왜 항상 시간에 쫓기고 업무에 압도당하는지 명쾌하게 진단합니다. 바로 '시간을 훔쳐가는 다섯 도둑' 때문인데요.

1. 너무 많은 진행 중 업무(WIP): 여러 일을 동시에 벌여놓으면 어떤 것 하나 제대로 끝내기 어렵죠.
2. 알려지지 않은 의존성: '이 일이 끝나야 저 일을 시작하는데...'처럼 서로 얽힌 관계를 파악하지 못하면 병목 현상이 생겨요.
3. 계획에 없던 업무: 갑자기 툭 튀어나오는 일들은 기존의 흐름을 깨뜨리곤 합니다.
4. 상충하는 우선순위: 이것도 중요하고 저것도 중요하다고 하면, 결국 어느 것에도 집중하기 어렵죠.
5. 방치된 업무: 시작은 했지만, 잊히거나 뒤로 밀려난 일들은 결국 부담으로 돌아옵니다.

이런 도둑들, 특히 '너무 많은 진행 중 업무'는 '문맥 전환(context switching)'이라는 심각한 문제를 일으켜요.
마치 컴퓨터가 여러 프로그램을 동시에 돌리려다 버벅대는 것처럼, 우리 뇌도 여러 작업 사이를 오가면 효율성이 뚝 떨어지고, 보이지 않는 비용이 발생한답니다.

업무 흐름, 눈으로 보고 관리해요!

그렇다면 이 문제들을 어떻게 해결할 수 있을까요? 책에서는 5가지 업무 흐름 시스템 설계를 제안합니다.

1. 업무 시각화: 가장 먼저, 우리가 하는 모든 일을 눈에 보이게 만드는 거예요.
2. 진행 중 업무 제한: 한 번에 처리할 수 있는 일의 양을 정해 과부하를 막습니다.
3. 업무 흐름 측정 및 관리: 일이 얼마나 잘 흘러가는지 주기적으로 확인하고 개선해요.
4. 효과적인 우선순위 선정: 무엇이 정말 중요한지 판단하는 기준을 세웁니다.
5. 피드백과 측정 항목을 통해 배운 것을 기반으로 조정: 계속해서 더 나은 방법을 찾아 적용하는 거죠.

이 중 '업무 시각화'를 위한 가장 강력한 도구로 '칸반 보드' 활용법이 자세히 소개되어 있어요.
예를 들어, 계획에 없던 업무는 노란색, 유지보수 업무는 초록색, 비즈니스 요청은 파란색, 팀 개선 업무는 주황색 등으로 구분하고, 3~7개 정도의 카테고리로 나누어 관리하는 거죠.
이렇게 하면 어떤 종류의 일이 얼마나 있는지, 어디서 막히는지 한눈에 파악할 수 있답니다.

똑똑하게 일하는 몇 가지 팁

책에서 제시하는 몇 가지 유용한 방법들을 더 자세히 살펴볼까요?

1. 계획에 없던 업무도 계획적으로!

계획에 없던 업무가 끼어드는 건 어쩔 수 없지만, 아예 손 놓고 있을 순 없죠.
이런 업무가 전체 업무에서 어느 정도 비율을 차지하는지 파악하면, 미리 대비할 수 있는 여유를 확보할 수 있어요.
그리고 어떤 일이든 한 번에 한 가지 일에만 집중하는 것이 중요합니다! 집중을 위한 '방해 금지 시간'을 설정하는 것도 좋은 방법이에요.

2. 진짜 중요한 일부터! 우선순위 정하기

어떤 일을 먼저 처리해야 할까요? 단순히 목소리 큰 상급자(HIPPO)의 의견을 따르기보다, 합리적인 기준이 필요해요.
책에서는 '지연 비용률'이라는 개념을 소개합니다. 이 일의 가치가 얼마나 크고, 얼마나 긴급한지를 따져보는 거죠.
또한 '가중 최단 작업 우선(WSJF)' 방식은 지연 비용이 가장 높으면서 가장 짧게 끝낼 수 있는 일을 먼저 처리하는 전략입니다.

3. 잊힌 업무는 이제 그만! 방치된 업무 드러내기

시작은 했지만 오랫동안 진척이 없는 업무는 없는지 주기적으로 점검해야 해요.
특정 기간 동안 업데이트되지 않은 항목에 표시를 하고, 매일 짧은 시간(예: 10분) 동안 이런 항목들을 어떻게 처리할지 논의하는 것만으로도 큰 도움이 됩니다.

4. 내 일은 얼마나 걸릴까? 플로 타임 측정하기

'플로 타임'은 어떤 일을 시작해서 마칠 때까지 걸린 총시간을 의미해요. (주말 포함!)
이를 꾸준히 측정하면, 앞으로 비슷한 일을 할 때 얼마나 걸릴지 예측하고, 특정 기간 내에 업무의 몇 퍼센트를 완료할 수 있을지 정량적으로 파악하는 데 도움이 됩니다.

함께 성장하는 팀 만들기: 운영 리뷰와 린 커피

개인의 노력도 중요하지만, 팀 전체의 흐름을 파악하고 개선하는 것도 빼놓을 수 없죠.
'운영 리뷰'를 통해 일정 기간 동안 완료된 업무량(처리량), 평균 플로 타임, 주요 이슈나 차단된 업무, 그리고 시간 도둑들이 얼마나 활동했는지 등을 점검하며 팀의 건강 상태를 진단할 수 있어요.

팀원들과 자유롭고 효율적으로 의견을 나누는 방법으로 '린 커피' 방식도 인상적이었는데요.
각자 논의하고 싶은 주제를 적고, 투표를 통해 우선순위를 정한 뒤, 정해진 시간(예: 5분) 동안 토론하는 방식이에요.
시간이 다 되면 계속할지, 다음 주제로 넘어갈지 빠르게 결정하며 역동적으로 회의를 이끌어갈 수 있습니다.

문제를 수면 위로, 함께 해결하는 즐거움

"칸반의 목적은 문제를 수면 위로 끌어올리는 것이다." - 오노 다이이치 -

이 책을 읽으면서 가장 크게 와닿았던 점은 바로 '문제를 눈에 보이게 만드는 것'의 중요성이었어요.
문제가 보이지 않으면 해결할 수도 없으니까요.
또한, "오늘날 비즈니스에서 최고의 가치는 새로운 일을 시작하는 대신, 다른 누군가가 무언가를 끝내도록 돕는 것"이라는 로스 가버의 말처럼, 서로의 업무를 투명하게 공유하고 협력하는 문화가 얼마나 중요한지도 다시 한번 깨달았습니다.

 

혹시 저처럼 업무의 홍수 속에서 방향을 잃은 것 같다면, 이 '업무 시각화' 책을 통해 자신만의 나침반을 찾아보시는 건 어떨까요?

업무 시각화를 통해 우리 모두 시간 도둑으로부터 소중한 시간을 지키고, 더 나아가 즐겁게 일할 수 있기를 바랍니다!

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