⏰ 하루 24시간이 30시간처럼? 성공한 CEO들의 시간 마법

 

안녕하세요! 오늘은 바쁜 대표님들을 위한 특급 시간관리 비법을 공유해드리려고 해요.

90년대부터 시간관리에 고민해온 한 사업가의 이야기인데요, 지금 생각해보면 그때는 회사에 시간을 파는 상태였으니까 재고관리처럼 시간관리가 중요했던 건 당연한 일이었죠.

그런데 회사를 운영하다 보면 더 심각해져요. 하루가 24시간이 아니라 12시간처럼 느껴질 때가 있잖아요.

그래서 관련된 책들을 거의 다 읽어봤는데요, 최종적으로 정착한 방법론이 바로 스티븐 코비의 '소중한 것을 먼저하라'였어요. 이 책을 본 이후로는 더 이상 시간관리 책을 찾을 필요가 없었답니다.

충격적인 연구 결과, 일 많이 한다고 성과 나는 게 아니에요

스탠포드 대학교에서 정말 흥미로운 연구 결과를 발표했어요.

한 주에 50시간 이상 일하면 업무 생산성이 현저하게 감소한다는 거예요. 더 놀라운 건 가장 높은 업무 생산성을 보인 직원들은 다른 직원들보다 오래 일하지 않았다는 사실이죠.

실제로 5명 중 1명, 그러니까 18%만이 유용한 시간 관리 방법을 가지고 있다는 연구 결과를 보면 대부분의 사람들이 체계적인 시간 관리 없이 일하고 있다는 걸 알 수 있어요.

더 심각한 건 직원들은 매일 44분 동안 소셜 미디어를 사용하고, 기업들은 평균적으로 1년에 16일 동안 종이 문서를 찾는 데 소비한다는 통계예요.

이런 걸 보면 시간 관리가 얼마나 중요한지 실감하게 되죠.

게임 체인저, 코비의 4사분면 매트릭스

스티븐 코비가 쓴 '성공하는 사람들의 7가지 습관'은 전 세계에서 38개 언어로 번역되었고, 총 1,500만 부 이상 판매되었어요.

이미 검증된 방법이라고 할 수 있죠.

그 책에서 가장 인상 깊었던 부분은 일의 우선순위를 4가지로 나눈 거예요. 중요성과 긴급성이라는 두 축으로 매트릭스를 그려서 말이죠.

1사분면은 중요하고 긴급한 일이에요. 위기 상황, 급박한 문제들, 기간이 정해진 프로젝트 같은 거죠.

2사분면은 중요하지만 긴급하지 않은 일이에요. 예방 활동, 생산능력 개발, 새로운 기회 발굴, 중장기 계획 수립 같은 것들이죠.

3사분면은 중요하지 않지만 긴급한 일이에요. 사소한 일들, 전화, 우편, 보고서 작성, 회의 같은 거예요.

4사분면은 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일이에요. 시간 낭비거리나 그냥 즐거운 활동들이죠.

사업가 관점에서 보는 핵심 포인트

가장 바람직한 시간 사용법은 중요한 일인 1사분면과 2사분면 사이를 왔다 갔다 하면서 일하는 거예요.

하지만 대부분 사람은 긴급성에 따라 1사분면과 3사분면 사이를 왔다 갔다 하고, 그나마 빈 시간이 생기면 4사분면으로 빠지게 돼요.

사업가의 관점에서 보면 중요한 일은 시스템과 관련된 일이고, 중요하지 않은 일은 시스템과 관련 없는 일이에요.

1사분면은 시스템 운영을 위해 당장 해야 할 일이고, 2사분면은 시스템 세팅이나 개선과 관련된 일이에요.

3사분면과 4사분면은 시스템과 관련 없는 일들이 되죠.

루틴이라는 관점에서 보면 1사분면은 루틴을 실행하는 일이고, 2사분면은 루틴을 만드는 일이라고 할 수 있어요.

왜 대표님들은 항상 바쁘다고 할까요

대부분의 오너들이 시간이 없고 바쁘다고 말하는 이유는 1사분면의 긴급하고 중요한 일들이 너무 많기 때문이에요.

회사 일이 모두 긴급하고 모두 중요하다고 느껴지거든요.

하지만 핵심은 여기에 있어요. 1사분면의 일이 줄어들려면 2사분면의 일을 미리 많이 해놓아야 해요.

시스템을 제대로 세팅해놔야 돌발사태들이 줄어든다는 뜻이죠.

평균적인 정보 근로자는 매 3분마다, 그러니까 한 시간에 거의 20번쯤 방해를 받는다는 연구 결과가 있어요.

우리가 얼마나 비효율적으로 시간을 쓰고 있는지 알 수 있죠.

더 충격적인 건 매번 방해를 받을 때마다 인지 초점을 완전히 다시 맞추는 데 평균 25분이 걸린다는 거예요.

그러니까 2사분면 시간을 확보하는 게 얼마나 중요한지 알 수 있죠.

시스템 구축의 실전 노하우

시스템을 제대로 세팅한다는 건 이런 거예요.

첫째, 현 시스템 설계도를 꾸준히 업데이트하여 유지하는 거예요.

둘째, 각 단계별 시나리오와 프로세스를 잘 정리해서 누가 하든 제대로 할 수 있도록 만드는 거죠.

셋째, 각 단계별 지표를 상시 모니터링하여 문제 상황을 언제든지 파악할 수 있게 만드는 거예요.

이런 시스템이 잘 구축되어 있으면 긴급한 일은 점점 줄어들게 되고, 그 남는 시간은 더 중요한 일에 투자할 수 있게 돼요.

이것이 바로 선순환 구조예요.

미래를 통제하는 2사분면의 힘

1사분면의 일은 이미 일어난 일을 수습하는 일이지만, 2사분면의 일은 앞으로 일어날 일을 미리 통제할 수 있게 해주는 일이에요.

2사분면 업무를 제대로 한다면 시스템을 내 스스로 통제할 수 있게 되죠.

2사분면이 이렇게 중요하지만 실행하지 못하는 이유는 우리가 본능적으로 긴급한 일에 집중하도록 세팅되어 있기 때문이에요.

원시시대에는 그래야 생존할 수 있었기에 우리 DNA에 그렇게 코딩되어 있는 거죠.

실행의 기술, 시간 블로킹

본능을 거스르려면 별도의 시간을 미리 배분해 놓아야 해요.

절대 침범받지 않는 시간을 2사분면 업무에 먼저 배정하는 거예요.

매일 1시간에서 2시간 정도를 2사분면 집중 업무 시간으로 비워두고, 그 시간에 생기는 긴급한 일, 그러니까 1사분면이나 3사분면 일은 무조건 다른 시간대로 미루는 거죠.

시간 관리 전략을 활용하여 일상 업무에 우선순위를 정하고 가장 관련성이 높은 업무에 집중하면 하루가 길어진 것처럼 느껴진다는 연구 결과도 있어요.

실제로 효과가 있다는 증거죠.

농사와 사업, 그 놀라운 공통점

농사에 비유해보면 이렇게 말할 수 있어요.

1사분면 업무는 매일 김매고, 거름 주고, 밭 갈고 하는 일상의 농사예요.

2사분면 업무는 새로운 밭을 개간하고, 새로운 작물을 심는 일이죠.

2사분면을 꾸준히 해야 점점 수확량이 늘어나고 농사도 발전하게 돼요.

1사분면에만 매달려 있으면 매년 같은 수준에 정체되어 있거나 점점 쪼그라들게 되죠.

사업도 마찬가지예요.

1사분면에만 매여 아무것도 못하고 있다면 사업은 정체되거나 외부 요인이 생기면 쉽게 흔들리게 돼요.

반면 2사분면을 꾸준히 해나간다면 사업도 점점 발전해 나갈 거예요.

실제 적용 사례와 검증된 결과

시간 관리로 업무 시간과 개인 시간을 구분하고, 스트레스를 줄이며, 생산성을 향상하고, 나쁜 습관을 고치게 된다는 연구 결과는 이 방법론의 효과를 입증해주고 있어요.

소중한 것을 먼저 하라는 의미는 바로 그런 뜻이에요.

2사분면 업무, 그러니까 시스템을 세팅하는 업무에 먼저 시간을 배분하고, 그다음에 긴급한 업무를 처리하도록 훈련하는 거죠.

지금 당장 실천할 수 있는 액션 아이템

내가 하는 일의 우선순위를 정리해 보고, 나는 과연 2사분면 업무에 얼마나 시간을 배분하고 있는가 하는 질문을 늘 떠올리며 시간관리를 해나간다면 창업도, 사업도 제대로 해나갈 수 있을 거예요.

그리고 시간의 여유도 되찾게 될 거예요.

실천 체크리스트를 공유해드릴게요.

매일 아침 2사분면 업무 1시간에서 2시간 확보하기, 긴급한 일이 와도 2사분면 시간 지키기, 시스템 개선 사항 주간 점검하기, 월간 시간 사용 패턴 분석하기.

지금 당장 시작해보세요.

한 달만 해봐도 확실히 달라질 거예요.

처음에는 2사분면 시간을 지키기가 어려울 수 있어요. 긴급한 일들이 계속 튀어나오니까요.

하지만 이걸 꾸준히 지키다 보면 신기하게도 긴급한 일들이 점점 줄어들게 돼요.

시스템이 탄탄해지면서 예상치 못한 문제들이 줄어들기 때문이죠.

그리고 여유가 생긴 시간에 또다시 2사분면 업무를 하게 되면서 선순환이 시작되는 거예요.

많은 성공한 대표님들이 이 방법을 실천하고 있어요.

처음에는 하루 1시간도 힘들 수 있지만, 3개월만 지나면 하루 2시간에서 3시간씩 2사분면 업무에 집중할 수 있게 되고, 그만큼 사업도 빠르게 성장하게 된답니다.